วิธีจัดโต๊ะทำงานสไตล์มินิมัล ที่ช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นหลายเท่า

การ จัดโต๊ะทำงาน ถือเป็นการบ่งชี้ประสิทธิภาพในการทำงานเลยก็ว่า ยิ่งโต๊ะรกมากเท่าไร นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถจัดระเบียบชีวิต หรือการทำงานได้เลย การจัดโต๊ะทำงานให้มีระเบียบและเหลือสิ่งของน้อยชิ้น จะทำให้คุณรู้สึกโล่งสบายและทำงานสะดวกขึ้นหลายเท่านัก

มาดูกันว่าการ จัดโต๊ะทำงาน สไตล์มินิมัล จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นอย่างไร

 

จัดการเอกสาร

สิ่งแรกที่ทำให้โต๊ะคุณรก ไม่เป็นระเบียบก็คือกองเอกสารที่สุมจนท่วมโต๊ะนั่นละ ถ้าต้องการรักษาพื้นที่ทำงานให้อยู่ในระดับ “น้อยแต่สบายใจ” การจัดการกับเอกสารต่างๆ จะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ถ้าคุณจัดการกับเอกสารต่างๆ ทุกวัน ก็จะรู้ว่าเอกสารชิ้นไหนสำคัญจริงๆ และมีสมาธิกับสิ่งนั้นได้มากขึ้น คนเราได้รับอิทธิพลจากสิ่งที่ตาเห็นได้ง่ายกว่าสิ่งที่คิด เพื่อไม่ให้เรารู้สึกสับสันกับความรกของกองงาน จึงจำเป็นต้องแยกเอกสารออกเป็น 4 กลุ่มดังนี้

1.เอกสารสำหรับใช้งานจริง

2.เอกสารสำหรับสแกน

3.เอกสารสำหรับเก็บ

4.เอกสารที่จะนำไปทิ้ง

 

เอกสารที่ใช้งานจริง

คือเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ เช่น เอกสารที่ใช้ทำโปรเจ็กต์ ซึ่งเป็นประเภทที่มีมากที่สุดและยังเพิ่มขึ้นทุกวันด้วย นอกจากจะแบ่งกองแล้ว ยังต้องแบ่งตามความถี่ของการหยิบมาใช้งานด้วย เช่น เอกสารที่ใช้ประกอบการทำงาน หรือเอกสารแสดงความคืบหน้าของงาน จะต้องวางไว้ในที่ที่หยิบมาดูง่ายที่สุด แต่ไม่ถึงกับต้องใส่แฟ้มอย่างดี เพราะหยิบมาใช้งานได้ยาก

 

เอกสารสำหรับสแกน

เอกสารประเภทนี้คือเอกสารที่อาจต้องหยิบมาใช้อ้างอิงบางครั้ง เช่น เอกสารโปรเจ็กต์ที่เสร็จสิ้นแล้ว แค็ตตาล็อกต่างๆ และเอกสารรายงานผลประกอบการ ควรใช้แฟ้มใส่เอกสาร และเอาเอกสารไปใส่ไว้ใน X Frame คือวางเอกสารตั้งขึ้น จากนั้นใช้โน้ตเขียนไว้ว่าเอกสารนี้ไว้ใช้ทำอะไร เช่น แค็ตตาล็อก สำเนาบัญชีธนาคาร ฯลฯ เป็นต้น

 

เอกสารสำหรับเก็บ

เอกสารประเภทนี้สามารถใส่แฟ้มตามประเภทแล้วเก็บไว้ในที่เก็บเอกสารสำคัญได้เลย ไม่จำเป็นต้องวางไว้บนโต๊ะให้รู้สึกขัดตาขัดใจ

 

เอกสารที่จะนำไปทิ้ง

นำไปเข้าเครื่องทำลายกระดาษก่อนทิ้งทุกครั้ง เพราะอาจจะมีข้อมูลสำคัญอยู่ด้วย เช่น เลขบัตรประชาชน ฯลฯ

 

ลดปริมาณสิ่งของให้น้อยลง

การเก็บทุกอย่างในครั้งเดียวอาจเป็นเรื่องที่ลำบากใจสำหรับบางคน จึงอยากให้ลองเก็บไปทีละนิดๆ ก่อนดีกว่า เช่น ที่เก็บปากกา ให้เหลือเฉพาะที่ใช้งานจริงๆ และใช้งานได้อย่างละ 1 แท่งเท่านั้น โพสต์-อิท บนโต๊ะก็ให้เหลือเพียง 1 ชิ้น คัดเลือกอุปกรณ์ที่ใช้งานให้น้อยลงจนเหลือแต่สิ่งที่จำเป็นเท่านั้น

บางคนอาจคิดว่าการมีสิ่งของหลายชิ้นบนโต๊ะจะทำให้การทำงานสะดวกสบายมากขึ้น แต่จริงๆ แล้วมันจะทำให้เราสับสนเสียมากกว่า จะใช้ปากกาด้ามไหน ปากกาด้ามนี้เขียนไม่ค่อยติดแต่ไม่ยอมทิ้ง เก็บไว้แบบนั้นจนทำให้เราเสียเวลากับการหาสิ่งของแต่ละครั้งมากขึ้น แทนที่จะได้ทำงานอย่างลื่นไหล กลับต้องมาติดขัดกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ

 

 

ไม่เพิ่มพื้นที่ให้เก็บของ

เอาลิ้นชักเก็บของออกไป คำนี้อาจจะฟังดูน่าตะลึงไปสักนิด เพราะการเตรียมที่สำหรับใส่สิ่งของไว้ เผลอแป๊บเดียวสิ่งของก็จะทะลักออกมา ไม่เชื่อลองเปิดลิ้นชักคุณดูสิ จำได้ไหมว่าสองเดือนที่แล้วลิ้นชักของคุณอยู่ในสภาพไหน แล้วปัจจุบันสิ่งของเหล่านั้นเพิ่มขึ้นจนน่าตกใจหรือไม่

ทฤษฎี “กฎของพาร์กินสัน” กล่าวว่า “ปริมาณของงานนั้นจะขยายออกเท่ากับจำนวนเวลาที่ถูกกำหนดให้เสร็จเรียบร้อย” คำกล่าวนี้ไม่ได้หมายถึงเรื่องของการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งของเครื่องใช้ด้วย สิ่งของต่างๆ มักเพิ่มขึ้นจนกว่าภาชนะที่บรรจุของเหล่านั้นจะอยู่ในสภาพเกือบเต็ม

หากต้องการเก็บของชิ้นเล็กๆ เช่น ปากกา คัตเตอร์ ที่ชาร์จแบต ให้ใช้กล่องใบเล็กแทน เมื่อลดสิ่งของให้เหลือแต่ในกล่องขนาดกะทัดรัด สิ่งของต่างๆ บนโต๊ะทำงานก็ดูไม่รกหูรกตา และยังเพิ่มพื้นที่ว่างอีกด้วย พื้นที่ว่างดังกล่าวจะทำให้คุณคิดไอเดียใหม่ๆ ได้ดียิ่งขึ้นด้วย เพราะถ้ามีสิ่งของมากเกินไป ไอเดียเหล่านั้นก็จะไม่เกิดการได้มองอะไรโล่งๆ ย่อมดีกว่ารกอยู่แล้วจริงไหม

 

 

สิ่งจำเป็นเท่านั้นที่มีสิทธิ์อยู่บนโต๊ะทำงาน

ลองลิสต์รายการดูว่า มีอะไรบ้างที่คุณต้องใช้ทำงานทุกวัน เช่น คอมพิวเตอร์ สมุดโน้ต เครื่องเขียน โทรศัพท์โต๊ะ ฯลฯ และกวาดสิ่งที่ไม่ได้ใช้ออกไปให้หมด ถ้าไม่ใจแข็งพอที่จะกวาดทิ้งได้ในทันที ให้ลองเก็บใส่กล่องไว้ใต้โต๊ะ แล้วลองทำงานแบบโต๊ะโล่งๆ ดูสักอาทิตย์นึง แล้วสังเกตการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ถ้ามั่นใจแล้วว่าไม่มีสิ่งเหล่านั้นการงานก็ไม่ได้บกพร่องอะไร ก็จัดการเอาไปทิ้งยกกล่องได้เลย

 

 

ข้อมูลจากหนังสือ อย่าปล่อยให้สิ่งของยึดครองโต๊ะทำงานคุณ

วางขายแล้วที่ร้านหนังสือชั้นนำทั่วประเทศ

สั่งซื้อออนไลน์ คลิก

 

---

บทความอื่นๆ

กฏ 4 ข้อสำหรับมือใหม่หัดเก็บบ้าน

Death Cleaning ทิ้งก่อนตาย อย่าปล่อยไว้เป็นภาระ แนวคิดมินิมัลลิสต์จากสวีเดน

ลากอม แนวคิดแห่งความสุขจากสวีเดน ความพอดีนี่แหละดีที่สุด