Tag Archives: จัดโต๊ะทำงาน

ต้นตอของปัญหาในการทำงานส่วนหนึ่งมาจากโต๊ะทำงานที่ “รกเกินไป” สำหรับบางคนโต๊ะทำงานรกๆ อาจช่วยสร้างไอเดียเจ๋งๆ มากกว่าที่โล่ง แต่สำหรับคนที่งานไม่ได้ราบรื่นตามที่คิด ก็ถึงเวลาที่ต้อง จัดโต๊ะทำงาน สไตล์ “มินิมัลลิสต์” ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณตอนนี้เลย!            จัดการเอกสารให้เข้าที่            การเริ่มจัดโต๊ะทำงานสิ่งที่ต้องคำนึงถึงอย่างแรกเลยคือ เอกสารคือสิ่งที่ครอบครองพื้นที่ทำงานของเรามากที่สุด ถ้าเราจัดเอกสารไม่ดีและปล่อยให้กระจายเต็มโต๊ะเวลาที่หาจะวุ่นวายและเสียเวลา และทำให้พื้นที่การทำงานของเราเหลือพื้นที่แค่กระดาษ A5 ดังนั้นเราควรแบ่งเอกสารเป็น 4 กลุ่ม นั่นคือ• เอกสารที่ใช้งานจริง คือเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ เช่น เอกสารที่ทำโปรเจ็กต์ เอกสารที่ใช้งานจริงเป็นเอกสารที่มีมากที่สุด และมีเพิ่มขึ้นทุกๆ วัน ถึงจะเป็นเอกสารที่ยังใช้อยู่ แต่ก็ต้องแยกประเภทอีกว่าสิ่งนี้จำเป็นจริงๆ เช่น เอกสารประชุมครั้งเก่า ให้นำไปทิ้งหรือสแกนเก็บไว้ หรือจะถ่ายเอกสารแบบย่อแล้วตัดแปะใส่สมุดโน๊ตก็เป็นวิธีที่ดี และควรมีแฟ้มใส่เอกสารหรือแท่นวางเอกสารด้วย• เอกสารสำหรับสแกน ก็คือการเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล เอกสารที่เข่าข่ายคือเอกสารที่อาจจะหยิบมาใช้อีกบางครั้ง เช่น เอกสารที่โปรเจ็กต์เสร็จแล้ว เอกสารรายงานข่าว ให้เราเลือกเอกสารที่จะสแกนมาใส่แฟ้มเขียนว่า สแกน และนำไปใส่ใน x frame แต่ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ว่าสแกนหรือทิ้ง ก็ใส่ลงไปในเอกสารสแกนชั่วคราวก่อน• เอกสารสำหรับเก็บ การใช้ x frame เหมาะกับพวกเอกสารเก็บมากเพราะเราไม่จำเป็นต้องมานั่งเสียเวลากับการเจาะเอกสาร แค่ใส่เอกสารลงแฟ้มจะทำให้เราหยิบง่ายขึ้นด้วย และหมั่นดูทุกๆ […]

การ จัดโต๊ะทำงาน ถือเป็นการบ่งชี้ประสิทธิภาพในการทำงานเลยก็ว่า ยิ่งโต๊ะรกมากเท่าไร นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถจัดระเบียบชีวิต หรือการทำงานได้เลย การจัดโต๊ะทำงานให้มีระเบียบและเหลือสิ่งของน้อยชิ้น จะทำให้คุณรู้สึกโล่งสบายและทำงานสะดวกขึ้นหลายเท่านัก มาดูกันว่าการ จัดโต๊ะทำงาน สไตล์มินิมัล จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นอย่างไร   จัดการเอกสาร สิ่งแรกที่ทำให้โต๊ะคุณรก ไม่เป็นระเบียบก็คือกองเอกสารที่สุมจนท่วมโต๊ะนั่นละ ถ้าต้องการรักษาพื้นที่ทำงานให้อยู่ในระดับ “น้อยแต่สบายใจ” การจัดการกับเอกสารต่างๆ จะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ถ้าคุณจัดการกับเอกสารต่างๆ ทุกวัน ก็จะรู้ว่าเอกสารชิ้นไหนสำคัญจริงๆ และมีสมาธิกับสิ่งนั้นได้มากขึ้น คนเราได้รับอิทธิพลจากสิ่งที่ตาเห็นได้ง่ายกว่าสิ่งที่คิด เพื่อไม่ให้เรารู้สึกสับสันกับความรกของกองงาน จึงจำเป็นต้องแยกเอกสารออกเป็น 4 กลุ่มดังนี้ 1.เอกสารสำหรับใช้งานจริง 2.เอกสารสำหรับสแกน 3.เอกสารสำหรับเก็บ 4.เอกสารที่จะนำไปทิ้ง   เอกสารที่ใช้งานจริง คือเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ เช่น เอกสารที่ใช้ทำโปรเจ็กต์ ซึ่งเป็นประเภทที่มีมากที่สุดและยังเพิ่มขึ้นทุกวันด้วย นอกจากจะแบ่งกองแล้ว ยังต้องแบ่งตามความถี่ของการหยิบมาใช้งานด้วย เช่น เอกสารที่ใช้ประกอบการทำงาน หรือเอกสารแสดงความคืบหน้าของงาน จะต้องวางไว้ในที่ที่หยิบมาดูง่ายที่สุด แต่ไม่ถึงกับต้องใส่แฟ้มอย่างดี เพราะหยิบมาใช้งานได้ยาก   เอกสารสำหรับสแกน เอกสารประเภทนี้คือเอกสารที่อาจต้องหยิบมาใช้อ้างอิงบางครั้ง เช่น เอกสารโปรเจ็กต์ที่เสร็จสิ้นแล้ว แค็ตตาล็อกต่างๆ และเอกสารรายงานผลประกอบการ ควรใช้แฟ้มใส่เอกสาร […]