เทคนิค ! จัดโต๊ะทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ต้นตอของปัญหาในการทำงานส่วนหนึ่งมาจากโต๊ะทำงานที่ “รกเกินไป” สำหรับบางคนโต๊ะทำงานรกๆ อาจช่วยสร้างไอเดียเจ๋งๆ มากกว่าที่โล่ง แต่สำหรับคนที่งานไม่ได้ราบรื่นตามที่คิด ก็ถึงเวลาที่ต้อง จัดโต๊ะทำงาน สไตล์ “มินิมัลลิสต์” ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณตอนนี้เลย!           

จัดการเอกสารให้เข้าที่

           การเริ่มจัดโต๊ะทำงานสิ่งที่ต้องคำนึงถึงอย่างแรกเลยคือ เอกสารคือสิ่งที่ครอบครองพื้นที่ทำงานของเรามากที่สุด ถ้าเราจัดเอกสารไม่ดีและปล่อยให้กระจายเต็มโต๊ะเวลาที่หาจะวุ่นวายและเสียเวลา และทำให้พื้นที่การทำงานของเราเหลือพื้นที่แค่กระดาษ A5 ดังนั้นเราควรแบ่งเอกสารเป็น 4 กลุ่ม นั่นคือ
• เอกสารที่ใช้งานจริง คือเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ เช่น เอกสารที่ทำโปรเจ็กต์ เอกสารที่ใช้งานจริงเป็นเอกสารที่มีมากที่สุด และมีเพิ่มขึ้นทุกๆ วัน ถึงจะเป็นเอกสารที่ยังใช้อยู่ แต่ก็ต้องแยกประเภทอีกว่าสิ่งนี้จำเป็นจริงๆ เช่น เอกสารประชุมครั้งเก่า ให้นำไปทิ้งหรือสแกนเก็บไว้ หรือจะถ่ายเอกสารแบบย่อแล้วตัดแปะใส่สมุดโน๊ตก็เป็นวิธีที่ดี และควรมีแฟ้มใส่เอกสารหรือแท่นวางเอกสารด้วย
• เอกสารสำหรับสแกน ก็คือการเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล เอกสารที่เข่าข่ายคือเอกสารที่อาจจะหยิบมาใช้อีกบางครั้ง เช่น เอกสารที่โปรเจ็กต์เสร็จแล้ว เอกสารรายงานข่าว ให้เราเลือกเอกสารที่จะสแกนมาใส่แฟ้มเขียนว่า สแกน และนำไปใส่ใน x frame แต่ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ว่าสแกนหรือทิ้ง ก็ใส่ลงไปในเอกสารสแกนชั่วคราวก่อน
• เอกสารสำหรับเก็บ การใช้ x frame เหมาะกับพวกเอกสารเก็บมากเพราะเราไม่จำเป็นต้องมานั่งเสียเวลากับการเจาะเอกสาร แค่ใส่เอกสารลงแฟ้มจะทำให้เราหยิบง่ายขึ้นด้วย และหมั่นดูทุกๆ 3 เดือนครั้ง
• เอกสารทิ้ง ถังขยะก็เหมือนกับแฟ้มเอกสารในคอมพิวเตอร์ที่ไว้ใส่บรรดาเอกสารต่างๆ แถมยังเรียกกลับมาได้จนกว่าจะกด Empty Recycle

หนังสือและนิตยสารที่จัดการไม่ได้

            ในหนังสือ 10 เล่ม ต้องมีหนังสือ 1- 2 เล่มที่เรารู้สึกว่ายังไม่อยากทิ้งและอยากเก็บไว้อยู่ อาจจะเป็นหนังสือหายาก หนังสือที่เลิกผลิตไปแล้ว หรือ หนังสือต่างประเทศ แต่ชั้นหนังสือของเรานั้นมีพื้นที่ที่จำกัดอยู่ ยิ่งเราซื้อเล่มใหม่ๆ เข้ามา พื้นที่ก็จะยิ่งแคบลงเรื่อยๆ แต่เวลาผ่านไปเมื่อเรากลับมาดูอีกครั้ง ความสนใจในหนังสือเล่มนั้นจะลดน้อยลงตามด้วย จะทำให้เราสามารถหยิบหนังสือเล่มใหม่มาแทนที่ได้ การที่เราจะไม่ทำร้ายหนังสือนั้นเราจำเป็นต้องหยิบหนังสือชิ้นหนึ่งออกมาเพื่อสร้างพื้นที่ให้กับของชิ้นใหม่ได้เรื่อยๆ

เมื่อซื้อของแล้วต้องรับผิดชอบของชิ้นนั้นด้วย

          เชื่อว่าหลายคนชอบซื้อของทั้งๆ ที่ของชิ้นนั้นไม่จำเป็นเพราะซื้อแล้วรู้สึกดี มีความสุข แต่เมื่อนานเข้าสิ่งของเหล่านั้นกลับมากขึ้นเรื่อยๆ จากที่มีความสุขจะกลายเป็นอึดอัดแทนดังนั้นเราควรซื้อของเท่าที่จำเป็นและมีความรับผิดชอบต่อมันว่าจะใช้ของชิ้นนั้นให้เป็นประโยชน์มากที่สุด หรือคิดว่าจะสามารถรับผิดชอบต่อของชิ้นนี้ได้ แต่หลายคนเองก็คิดว่า การจะลดสิ่งของแปลว่าเราต้องทิ้งและจัดการกับของชิ้นนั้น แต่ถ้าเราคิดว่าเราสามารถรับผิดชบต่อของชิ้นนี้และนำประโยชน์ของมันไปใช้ได้ เราก็จะไม่จำเป็นต้องปล่อยมือจากมัน

 จัดตารางเวลาโดยใช้สมุดแพลนเนอร์แบบรายเดือน

            สมุดแพลนเนอร์แบบรายเดือนนั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อดีคือช่วยให้เรามองเห็นตารางงานทั้งเดือน แต่ข้อเสียคือพื้นที่ที่ใช้จดบันทึกในแต่ละวันจะแคบลงสิ่งที่สำคัญนั้นไม่ใช่พื้นที่ในการจด เพราะต่อให้จดลงไปมากเท่าไหร่ แต่ถ้าทำงานไม่เสร็จก็ไร้ความหมาย และยิ่งมีพื้นที่มากขึ้น ก็ยิ่งเขียนอย่างอื่นลงไปนอกจากกำหนดการที่ต้องทำจริงๆ มากขึ้นจนทำกำหนดการไม่เสร็จ เมื่อเรามีพื้นที่ที่จำกัดเราก็จะจดแต่สิ่งที่ควรจะทำและทำงานเสร็จตามกำหนด

จดบันทึกลงสมุดโน้ต

          ไอเดียเป็นสิ่งที่เข้ามาแค่แป๊บเดียวแล้วก็หายไป เมื่อเราอยู่ที่โต๊ะทำงานเราสามารถจดได้ทันที แต่ถ้าเรากำลังใช้เวลาส่วนตัวเราควรที่จะมีสมุดจิ๋วแบบพกพาสักหนึ่งเล่มเพื่อจดไอเดียต่างๆ ให้เลือกขนาดที่เล็กจนคิดว่าตัวเองไม่ได้พกอยู่เลยจะช่วยให้เราจดได้ทันที ข้อดีของการจดบันทึกจะช่วยให้เราจำได้มากขึ้นผ่านการเขียนหนังสือและใช้ตาดูตัวอักษรที่เขียนลงไปอีกด้วยและเป็นแรงกระตุ้นได้ดีกว่าการจดผ่านสมาร์ทโฟนด้วย หากเลือกสมุดสวย ๆ เข้าไปวางด้วยก็ถือว่าเป็นการ จัดโต๊ะทำงาน อีกรูปแบบหนึ่งเช่นกัน

ข้อมูลจากหนังสือ อย่าปล่อยให้สิ่งของยึดครองโต๊ะทำงานคุณ

วางขายแล้วที่ร้านหนังสือชั้นนำทั่วประเทศ

สั่งซื้อออนไลน์ คลิก


บทความอื่นๆ
วิธีจัดโต๊ะทำงานสไตล์มินิมัล ที่ช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นหลายเท่า
แนะนำหนังสือจัดบ้านและปรับฮวงจุ้ย เพื่อชีวิตที่เป็นระเบียบมากขึ้น
แฟชั่นสไตล์ลากอม เรียบ เท่ ดูดีแบบสวีเดนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
Death Cleaning ทิ้งก่อนตาย อย่าปล่อยไว้เป็นภาระ แนวคิดมินิมัลลิสต์จากสวีเดน
การจัดการความเครียดในที่ทำงาน : โดยนายแพทย์ประเสริฐ ผลิตผลการพิมพ์

ใส่ความเห็น