3 เคล็ดลับ OUTPUT เพื่อเป็นคนทำงานเก่งจนทึกคนต้องตะลึง l AMARINBOOKS

ทักษะ OUTPUT เป็นทักษะสำคัญ ที่จะช่วยให้คนทำงานสามารถถ่ายทอดและสื่อสารอย่างทรงพลัง เข้าเป้า เข้าตา ทักษะ OUTPUT จึงเป็นทักษะคนทำงานที่ต้องมี เพราะคนเก่งงานไม่สามารถทำงานโดยถ่ายทอดข้อมูลไม่เป็นไม่ได้ ขอแนะนำ “3 เคล็ดลับ OUTPUT เพื่อเป็นคนทำงานเก่งจนทึกคนต้องตะลึง” เทคนิคเพื่อพัฒนาคนทำงานให้เก่งและมีผลงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น !

1. เทคนิคพูดให้เก่ง

คนทำงานปกติทั่วไปไม่จำเป็นต้องตั้งเป้าพัฒนาเทคนิคการพูดให้ลื่นไหลน่าฟังเหมือนเช่น นักพากย์ หรือนักแสดง เพราะจริง ๆ แล้วการเป็นคนพูดเก่งในเรื่องงานไม่ได้ต้องการเทคนิคอะไรมากนัก ขอแค่มีจังหวะจะโคนสม่ำเสมอ ไม่ว่าสถานการณ์ใดก็ใช้โทนเสียงคงเส้นคงวาและฟังเข้าใจง่าย เมื่อทำได้เช่นนี้ ใจความสำคัญที่พูดก็จะไหลเข้าสู่โสตประสาทของอีกฝ่ายโดยอัตโนมัติอย่างถูกต้องชัดเจน หรือจะสรุปว่า สิ่งสำคัญในการพูดคือ ความคงเส้นคงวาที่พร้อมจะแทรกสู่สมองอีกฝ่ายอย่างเป็นธรรมชาติก็คงไม่ผิดนัก

เคล็ดลับในการพูดให้ฟังเข้าใจง่ายประกอบด้วย

ไม่พูดรัวเร็ว หรือพูดแบบท่องบทก็ไม่สมควรระหว่างพูดให้คิดตามสิ่งที่พูด และคอยรักษาจังหวะจะโคนให้คงเส้นคงวา
หมั่นฝึกซ้อมประโยคที่ใช้บ่อย : ซ้อมพูดประโยคที่ใช้บ่อย เช่น “เปิดเอกสารไปที่หน้าหนึ่งครับ/ ค่ะ” หลาย ๆ ครั้ง
เว้นวรรค : ควรเว้นวรรคหลังจบประโยค “ไปที่หน้าถัดไปครับ/ค่ะ” ซึ่งการเว้นวรรคจะแสดงให้เห็นถึงความไม่เร่งร้อน ฟังดูมีศิลปะในการพูด
เน้นเสียงและพูดให้ช้าลงเล็กน้อย เมื่อถึงประโยคสำคัญ หรือคำศัพท์เฉพาะ

2. เทคนิคเขียนอีเมลให้กระชับและตรงประเด็น

การเขียนอีเมลก็เหมือนการเขียนประโยคหรือบทความ ไม่ว่าจะเขียนประโยคอะไร การขัดเกลาแก้ไขและอ่านทบทวนก็ล้วนเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ก่อนกดส่งควรอ่านประโยคที่ตัวเองเขียนอีกรอบ สำรวจดูว่ามีพิมพ์ผิดหรือพิมพ์ตกตรงไหนไหม

การปรับวิธีเขียนอีเมลแบบปุบปับ พยายามทอนประโยคให้สั้นกระชับ อาจไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับบางคน กรณีเช่นนี้ให้คิดเสียว่าก็คนติดนิสัยเขียนยาวยืดจะให้ทำอย่างไร แล้วลองเขียนออกมาก่อน จากนั้นค่อย ๆ ตัดทอนออกทีละน้อย หากอีเมลแรกมีสิบส่วนก็ตัดออกเหลือหกส่วนในการตรวจทานครั้งสุดท้าย พูดอีกอย่างคือ เกลาจากสิบส่วนให้เหลือหกส่วน

ข้อสำคัญคือ อย่าคิดว่าเขียนแค่หกส่วนโดยไม่ใส่สี่ส่วนที่ตัดทอนออกเสียตั้งแต่แรกก็จบเรื่อง เพราะการเขียนยืดยาวในตอนแรกสุดใช่ว่าจะไม่มีข้อดีเลย แทนที่จะฝืนตัวเองก็สู้เขียนร่ายยาวตามสะดวกก่อน แล้วบอกตัวเองว่าเดี๋ยวค่อยตัดทอนจากสิบส่วนให้เหลือหกส่วน วิธีนี้ช่วย ลดความรู้สึกอึดอัดเวลาเขียนอีเมล เนื่องจากเขียนแล้วยืดยาวจับสาระไม่ได้ และหันมาจดจ่ออยู่กับทฤษฎีชื่อว่า “เกลาทีหลังก็จบเรื่อง”

3. เทคนิครับมือกับการประชุมออนไลน์

วิธีขจัดความรู้สึกอึดอัดเมื่อต้องเข้าประชุมออนไลน์นี้มีสองวิธี
.
1. ปรับสภาพแวดล้อมของการประชุมออนไลน์
พื้นฐานของ “สภาพแวดล้อมที่เหมาะสม” สำหรับการประชุมออนไลน์ ประกอบด้วยอินเทอร์เน็ตเพื่อการสื่อสาร และการปรับระดับเสียงของไมโครโฟนให้เหมาะสม อีกหนึ่งข้อดีของการประชุมออนไลน์คือปรับแต่งพื้นหลังได้ ดังนั้นลองเลือกใช้ภาพพื้นหลังตามที่เห็นว่าเหมาะสม และรู้สึกสบายใจเวลาต้องขึ้นเป็นผู้พูด

การเลือกใช้ไมโครโฟนถือได้ว่ามีความสำคัญ ทว่าหลายคนมองข้ามจุดนี้ บางคนเคยถูกติงว่า “เสียงเบา” เวลาพูดในห้องประชุม แต่เมื่อเปลี่ยนมาเป็นการประชุมออนไลน์ ขอแค่รู้จักปรับระดับความดังของเสียง ปัญหาพูดเสียงเบาก็จะหมดไป เพราะไมโครโฟนทำหน้าที่เป็นสื่อกลางให้ทุกคนได้ยินเสียงคุณอย่างชัดเจน จึงอาจกล่าวได้ว่าไมโครโฟนเปรียบเสมือนมิตรคนสำคัญในการประชุมออนไลน์

2. เรียนรู้วิธีพูดที่เหมาะแก่การประชุมออนไลน์
รูปแบบการประชุมออนไลน์อาจแตกต่างกันไปตามหน่วยงานหรือสถานการณ์ ส่วนใหญ่มักเป็นการประชุมแบบตามธรรมชาติ ไม่มีกฎระบุเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน นั่นกลับกลายเป็นเหตุให้หลายคนคิดหนักเพราะไม่รู้จะแทรกเพื่อแสดงความคิดเห็นหรือถามในจังหวะใด เพราะฉะนั้นเมื่อต้องการพูด ควรเริ่มต้นด้วยการบอกชื่อของตัวเองและตามด้วยประโยคกึ่งขออนุญาตพูด เช่น “ชื่อ นะครับ/นะคะ ขอแทรกสักเล็กน้อยได้ไหมครับ/คะ” (ก่อนพูดอย่าลืมปุ่มเปิดไมโครโฟน) วิธีการดังกล่าวมักไม่พบในการประชุมต่อหน้า แต่ถือเป็นวิถีพึงปฏิบัติสำหรับการประชุมออนไลน์

การพูดให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่ทำได้ก็สำคัญไม่แพ้กัน เวลาถามก็ควรถามให้ชัดเจนเลย เช่น “มีจุดที่อยากให้ชี้แจงรายละเอียดครับ” หรือ “มีจุดที่ไม่เข้าใจค่ะ” กรณีมีข้อเสนอแนะก็ควรพูดเสนอแบบตรงไปตรงมา เช่น “แบบนี้ดีไหมครับ/คะ” เคล็ดลับอีกข้อหนึ่งที่ต้องจดจำให้ขึ้นใจคือ เริ่มเกริ่นด้วยประโยคสั้น กระชับ และเข้าใจง่าย